Alguém responsável pelo processo, todos os meses.
Pôr um processo a correr é metade do trabalho. A outra metade é mantê-lo a acertar quando o mundo à volta muda — e o mundo à volta muda sempre.
Software abandonado não fica na mesma: deixa de funcionar.
E num processo destes a falha é pior do que noutro qualquer, porque é silenciosa. Um site em baixo vê-se; uma extração que passou de 97 % para 84 % não se vê.
Um site que fica um ano sem tocar continua a mostrar o mesmo. Um processo que lê documentos, não: continua a devolver respostas, e algumas passam a estar erradas. Ninguém recebe um aviso. O erro entra na contabilidade, no stock ou no que for, e só aparece quando alguém tropeça nele semanas depois.
É por isso que a mensalidade não é uma apólice de seguro que se contrata por prudência. É a parte do trabalho que decide se o que se construiu ainda serve daqui a um ano.
Quatro coisas que mudam sem vos pedirem licença
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Os documentos mudam de forma
Um fornecedor troca de software de faturação e o modelo da fatura passa a ser outro. O processo continua a ler, mas passa a tirar o número errado do sítio errado.
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Os sistemas ligados mudam
A API do ERP ganha um campo obrigatório, a exportação passa a ter outra coluna, a autenticação muda de método. Do outro lado avisa-se pouco e tarde.
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O modelo de linguagem é atualizado
A versão que estava a correr é substituída pelo fabricante e a nova comporta-se de maneira diferente nos casos difíceis — normalmente melhor no geral e pior em alguma coisa específica que era importante para vocês.
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Aparecem falhas de segurança
Nas bibliotecas de que o processo depende. Não têm nada que ver com o vosso negócio e são exatamente o tipo de coisa que ninguém vê até ser tarde.
O que acontece na prática, todos os meses
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Medimos a precisão contra o conjunto de teste
O conjunto de documentos com a resposta certa escrita à mão, construído durante o piloto, é passado com regularidade. Quando o número desce abaixo do combinado, dispara um alerta para nós — não para vocês.
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Vigiamos a fila de casos duvidosos
Um processo saudável manda poucos documentos para revisão humana. Quando esse número sobe, é sinal de que alguma coisa mudou a montante, e é sinal antes de haver erro.
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Corrigimos o que falha
Um formato novo, uma ligação que deixou de responder, um caso que ninguém tinha previsto. É a parte que se parece com manutenção clássica e é a menos frequente das quatro.
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Atualizamos segurança e dependências
E voltamos a medir a precisão depois de o fazer, porque uma atualização que corrige uma falha de segurança também pode mudar comportamento.
Três planos, e o que separa cada um do seguinte
A grelha com tudo o que cada um cobre está na página inicial. Aqui está a razão de haver três.
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Raiz — 250 €/mês
Um processo em produção, com volume estável. É o plano de quem automatizou uma coisa e quer que ela continue a acertar. Resposta a falhas que impeçam o uso em dois dias úteis, e relatório trimestral. Compromisso mínimo de um mês.
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Tronco — 550 €/mês
Vários processos, ou volume alto num só. Sobe o que está no Raiz e acrescenta resposta no dia útil seguinte e uma revisão semestral: o que mudou no negócio, e o que já dá para automatizar a seguir. Compromisso mínimo de três meses.
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Copa — 950 €/mês
Operação crítica — aquela em que uma paragem custa dinheiro no próprio dia. Resposta no próprio dia útil, e alterações e melhorias contínuas incluídas até um limite acordado por escrito. Compromisso mínimo de três meses.
Contratar mais uma pessoa para o mesmo trabalho custa a uma empresa cerca de 1.550 €/mês, sem contar com férias, formação e substituições. Trabalho fora do plano: 95 €/hora, dito e aceite antes de começar.
Em quanto tempo respondemos
Se a falha impedir o uso — o processo parou, ou está a devolver lixo — o prazo depende do plano: dois dias úteis no Raiz, o dia útil seguinte no Tronco, o próprio dia útil no Copa. Tudo o resto é dois dias úteis em qualquer dos três.
Na prática é quase sempre mais depressa do que isto, e não há horário fixo: se um processo Copa parar ao domingo, respondemos ao domingo. O tempo de execução depende do tamanho do problema, mas dizemos sempre quando fica resolvido antes de começar, para ninguém ficar à espera sem saber de quê.
Responder não é o mesmo que corrigir, e não vale a pena fingir o contrário. O que se garante é que alguém pegou no assunto dentro do prazo e disse o que vai fazer — não que um problema que leva três dias a resolver fica resolvido em duas horas.
Uma página por trimestre, sobre os três meses anteriores
Escrita para ser lida por quem decide, não por quem programa.
- Quantos documentos foram processados, por tipo
- A precisão medida no período, e como se compara com a do trimestre anterior
- Quantos documentos foram para revisão humana, e porquê
- O que falhou, quando, e quanto tempo levou a corrigir
- As atualizações de segurança aplicadas
- As horas de trabalho manual que o processo poupou no período
- O que mudou nos sistemas à volta e o que foi preciso adaptar
- O que recomendamos para o trimestre seguinte, se houver
O código, os dados e o conjunto de teste são vossos
Desde o primeiro dia, e não a partir do momento em que quiserem sair. O código completo, os vossos dados, e — o que costuma ser esquecido — o conjunto de documentos de teste com as respostas certas, que é a parte mais cara de reconstruir e a que mais prende um cliente a um fornecedor.
Se um dia quiserem sair, avisam com trinta dias findo o compromisso mínimo e levam tudo, com a documentação do que corre onde. Não há taxa de saída.
O que a mensalidade não cobre
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Automatizar um processo novo
Um segundo tipo de documento, uma ligação a um sistema que ainda não existia, um processo diferente. É construção, orçamentada à parte, e normalmente começa com um piloto mais curto.
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O custo dos modelos e da infraestrutura
O que se paga a quem serve o modelo de linguagem e a quem aloja o processo é faturado ao custo, sem margem, e mostrado à parte. No piloto fica dito quanto é por documento, para não haver surpresa.
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Trabalho fora do plano
95 € por hora, sempre dito e aceite antes de começar. No plano Copa há alterações e melhorias contínuas incluídas até um limite acordado por escrito.
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Corrigir dados que já entraram errados
Se um erro passou e contaminou registos antigos, a limpeza é trabalho à parte. Ajudamos a perceber a extensão do estrago sem cobrar — arranjá-lo é que não está no plano.
O que nos perguntam antes de decidir
Porque é que preciso de uma mensalidade se o processo já está a funcionar?
Porque o mundo à volta não fica parado. Um fornecedor muda o modelo da fatura, um sistema ligado muda a API, o modelo de linguagem por trás é atualizado pelo fabricante. Nenhuma dessas coisas depende de vocês nem de nós, e todas fazem a precisão cair sem ninguém mexer numa linha de código. A mensalidade é o que garante que alguém dá por isso antes de o erro chegar à contabilidade.
O que acontece se eu não contratar plano nenhum?
Entregamos o processo a funcionar e o código é vosso. Não deixa de trabalhar no dia seguinte — provavelmente corre bem durante uns meses, e é isso que engana. Depois há um formato que muda e a extração começa a errar em silêncio, ou uma dependência com falha de segurança que ninguém atualiza. Se preferirem tratar disso internamente, dizemos exatamente o que é preciso vigiar e com que frequência. O que não fazemos é fingir que não é preciso.
Quantas horas de alterações tem cada plano?
Nenhuma, e é de propósito. Não vendemos horas: vender horas faz o cliente contar horas em vez de olhar para o resultado, e faz-nos discutir minutos em vez de precisão. O que cada plano cobre é o processo a funcionar dentro dos números acordados. O plano Copa inclui alterações e melhorias contínuas até um limite acordado por escrito no contrato. Trabalho que caia fora do plano é 95 € por hora, dito e aceite antes de começar.
Em quanto tempo respondem a uma falha?
Depende do plano e da gravidade. No Raiz, respondemos a falhas que impeçam o uso no prazo máximo de dois dias úteis. No Tronco, no dia útil seguinte. No Copa, no próprio dia útil. Na prática é quase sempre mais depressa do que isto, e não temos horário fixo: se o processo parar ao domingo e for um plano Copa, respondemos ao domingo.
Como é que sei que a precisão não caiu?
Há um conjunto de documentos com a resposta certa escrita à mão, construído durante o piloto, e o processo é medido contra ele com regularidade. Quando o número desce abaixo do combinado, dispara um alerta para nós. Uma vez por trimestre recebem uma página escrita com a precisão do período, o volume processado, o que falhou e o que foi corrigido.
Há fidelização?
No plano Raiz o compromisso mínimo é de um mês. No Tronco e no Copa é de três meses, porque a primeira coisa que se faz num plano novo é afinar limites e alertas com o volume real do cliente, e isso não cabe em trinta dias. Não há contratos de doze meses: existiram até 05/09/2026 e foram retirados.
Os dados saem da União Europeia?
Não. O tratamento é feito dentro da União Europeia e os vossos documentos não são usados para treinar modelo nenhum. O contrato de subcontratante exigido pelo artigo 28.º do RGPD é assinado antes de recebermos o primeiro ficheiro, e não depois.
E se quisermos sair?
Avisam com trinta dias, findo o compromisso mínimo, e levam tudo: o código completo, os dados, o conjunto de documentos de teste com as respostas certas e a documentação do que está a correr onde. Não há taxa de saída e não guardamos nada como refém.
Operam processos que não foram construídos por vocês?
Sim, e é um caso que aparece com frequência: alguém construiu uma prova de conceito com um modelo de linguagem que nunca chegou a produção, ou chegou e ninguém trata dela. Antes de dizermos que sim, olhamos para o que existe e dizemos com franqueza o que encontrámos — às vezes vale a pena manter, outras sai mais barato refazer do que remendar. Essa primeira análise não se paga.
Trabalham com empresas fora de Portugal?
Sim. A terraroot trabalha a partir de Portugal, para empresas portuguesas e de fora do país, e os projetos correm à distância do princípio ao fim. A oferta para clientes de fora tem condições próprias e está descrita na versão inglesa do site.
Quem está a olhar para o vosso processo este mês?
Se já têm alguma coisa a correr com um modelo de linguagem e ninguém trata dela, digam-nos o que é. A primeira análise não se paga.