Documentos entram. Dados estruturados saem.
Há trabalho na vossa empresa que consiste em ler um documento e escrever o que lá está noutro sítio. Fazemos com que isso deixe de precisar de mãos: construímos a coisa, ligamo-la aos sistemas que já usam, e mantemo-la a funcionar todos os meses.
Um processo, não uma ferramenta
Não vendemos uma aplicação onde alguém carrega ficheiros e espera pelo melhor. O que construímos é um processo fechado: os documentos chegam por onde já chegam — uma caixa de correio, uma pasta partilhada, um portal de fornecedor — e o que sai vai direto para onde os dados já vivem.
Entre uma coisa e outra há um modelo de linguagem a ler o documento, regras a validar o que ele devolveu, e uma decisão sobre o que fazer quando a confiança não chega. Essa última parte é a que quase nunca está feita, e é a que separa um projeto que dura de um que morre ao fim de três semanas.
Os documentos que costumam dar este trabalho
Não é uma lista fechada. É o que aparece mais vezes, e serve para reconhecerem o vosso caso.
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Faturas de fornecedores
Cada fornecedor tem o seu modelo, e nenhum é igual ao anterior. Sai daqui o número, a data, o total, o IVA por taxa, e as linhas quando é preciso ir ao detalhe.
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Guias de transporte e de remessa
Chegam em papel digitalizado, muitas vezes tortas e com carimbos por cima. Sai a referência, as quantidades e o que foi entregue contra o que foi pedido.
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Emails de fornecedores e de clientes
Pedidos, confirmações, alterações de encomenda — escritos por pessoas, sem formato nenhum. Sai o que interessa, em campos, pronto a entrar num sistema.
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Formulários e fichas preenchidas à mão
Fichas de obra, registos de assistência, folhas de ponto. O que hoje alguém passa a limpo para uma folha de cálculo.
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Extratos e documentos bancários
Para reconciliar contra o que já está registado, em vez de alguém percorrer duas listas lado a lado com o dedo no ecrã.
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Relatórios que se montam todos os meses
Sempre os mesmos ficheiros, sempre a mesma junção, sempre o mesmo formato no fim. É o caso mais simples de todos e o que mais vezes fica por resolver.
Vai para onde os dados já vivem
Não é preciso trocar de sistema, e preferimos que não troquem. O trabalho é ligar-nos ao que já existe.
Escrevemos para o software de faturação, para o ERP, para a base de dados, para a folha de cálculo partilhada que na prática é o sistema da empresa, ou para um ficheiro no formato que o vosso contabilista pede. Onde há API, usa-se a API; onde não há, há quase sempre uma importação de ficheiro que ninguém sabia que existia.
Se não houver forma nenhuma de escrever lá dentro, dizemos isso no piloto e não construímos por cima de uma esperança. É uma das coisas que a primeira semana serve para descobrir.
Do primeiro ficheiro ao processo a correr sozinho
São cinco etapas e nenhuma começa antes de a anterior estar fechada. A primeira é o piloto, e é a única que se paga sem compromisso nenhum a seguir.
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Piloto
Mandam-nos ficheiros reais. Processamo-los e devolvemos um protótipo a funcionar sobre os vossos dados, com números: quantos acerta, quanto custa por documento, quantas horas poupa. Uma semana. Como funciona o piloto.
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Orçamento de construção
Com os números do piloto na mão, o valor da construção é dito por inteiro antes de se começar. Escopo fechado, prazo fechado, preço fechado.
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Construção
A versão a sério: extração, validação, o que fazer quando o modelo não sabe, e a ligação aos sistemas que já usam. Fica também um painel onde se vê o que passou, o que falhou e o que está à espera de alguém.
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Entrada em produção
Corre em paralelo com o que já lá está, sobre documentos verdadeiros, até os números baterem certo. Só depois é que se desliga o trabalho manual — e a decisão de desligar é vossa, não nossa.
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Operação
Todos os meses vigiamos a qualidade, corrigimos o que falha e adaptamos quando os sistemas à volta mudam. É a mensalidade, e não é opcional: software abandonado não fica na mesma, deixa de funcionar.
Porque é que a maioria destes projetos morre na demo
Fazer uma demonstração com um modelo de linguagem é fácil, e é por isso que toda a gente tem uma. Pô-la a correr sobre documentos reais, todos os dias, sem alguém a vigiar, é outra coisa.
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Medir a precisão em vez de a assumir
Constrói-se um conjunto de documentos com a resposta certa escrita à mão, e mede-se contra ele. Sem isto, "está a funcionar bem" é uma opinião — e é a opinião de quem construiu.
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Decidir onde é preciso uma pessoa
Nem tudo tem de estar certo a 100 %, e quase nada consegue. O que decide é o custo do erro: um total de fatura errado custa dinheiro, um campo de observações errado não custa nada. Onde custa, passa por alguém.
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Saber o que fazer quando o modelo não sabe
Um modelo que inventa uma resposta é pior do que um que diz que não conseguiu. O processo tem de ter uma saída para o caso duvidoso — uma fila de revisão, um alerta, um documento posto de lado — e não pode ser o silêncio.
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Vigiar a qualidade ao longo do tempo
Um fornecedor muda o modelo da fatura, um formato passa de PDF a digitalização, o modelo por trás é atualizado. A precisão cai sem ninguém mexer em nada, e alguém tem de dar por isso antes do cliente.
É esse o trabalho que fazemos. A parte da inteligência artificial é a mais simples — o que custa é tudo o que tem de estar à volta dela para se poder confiar no resultado sem alguém a conferir.
Quando é que isto não compensa
Um administrativo custa a uma empresa portuguesa perto de 12 € por hora, com encargos, subsídios e seguro incluídos. É essa a conta que decide tudo, e não a vontade de ter inteligência artificial na empresa.
Compensa quando o processo consome mais de 60 horas por mês, ou quando passam mais de 300 documentos por mês pelas mãos de alguém. Aí o software paga-se dentro do primeiro ano.
Abaixo disso, quase sempre não compensa. Dizemos isso à primeira conversa em vez de vos vendermos um projeto que não se paga — e, muitas vezes, que não é preciso tanto quanto se pensava.
Onde é que os documentos param
O tratamento é feito dentro da União Europeia e os vossos documentos não são usados para treinar nada. Assinamos contrato de subcontratante — o que o artigo 28.º do RGPD obriga — antes de recebermos o primeiro ficheiro, e não depois.
Se houver dados pessoais lá dentro, e há quase sempre, isso fica escrito: que dados são, quanto tempo ficam, e o que acontece quando o contrato acabar.
Qual é o processo que vos come mais horas?
Digam-nos qual é e mandem meia dúzia de ficheiros de exemplo. Numa semana têm um protótipo a correr sobre eles e os números que dizem se vale a pena.